Инвентаризация основных средств компании
Для любого крупного предприятия проблема учета и инвентаризации Основных Средств имеет большое значение. Сегодня практикуются следующие виды инвентаризации - классический, на основе специальной программы и с использованием штрих-кодов, а также на основе специальной программы и с использованием RFID меток.
При классическом учете ОС маркируются табличками с инвентарными номерами, инвентарные карточки создаются вручную и заносятся в специальные журналы, либо просто ведется в стандартной бухгалтерской программе. В ходе создания списков и дальнейшей инвентаризации возникает множество ошибок. На инвентаризацию тратится огромное количество времени, что в свою очередь, приводит к потере актуальности полученных данных, поскольку за это время могут произойти новые движения уже учтенных ОС. К тому же, в ходе инвентаризации нарушается рабочий график персонала, который должен освободить рабочие места или прекратить работу на время проведения всех операций. Другая проблема, которая возникает при стандартных методах инвентаризации и учета - состояние и список ОС, которые имеются на баллансе в в бухгалтерии предприятия, слабо связаны с реальностью. Распространен также откровенный подлог при составлении отчетов об инвентаризации когда сотрудники либо просто экономят свое время либо просто покрывают хищения или потери ОС. Таким образом, инвентаризация по стандартным технологиям на современном крупном предприятии не только не позволяет избежать убытков, но и сама приносит ощутимые убытки и неудобства.
Технология штрихового кодирования ускоряет процесс инвентаризации ОС, так как отпадает необходимость ручной записи инвентарного номера объекта. Это также снижает процент совершаемых при описи ошибок. Однако штрихкодированные этикетки требуют замены каждый год, что связано с недолговечностью выцветающей со временем термобумаги. Остающимся существенным недостатком учета ОС на базе штрихкода также является необходимость его поиска на инвентаризируемых объектах, так как считывание штрихкода может осуществляться только при поднесении к нему сканера на близкое расстояние. В результате процесс инвентаризации ОС может занять значительное время и прервать работу предприятия на длительный срок. Время учета ОС в количестве 2000 штук сокращается до 1 чел. / 1 мес.
Сохраняя все преимущества учета на основе штрихкода, RFID инвентаризация ОС обеспечивает не только необходимую точность, но и в существенной степени сокращает время на проведение учета объектов предприятия. Отсутствие необходимости прямой видимости меток при считывании, дальность уверенного прочтения метки до 3-х метров, возможность считывания сразу нескольких меток за единицу времени убыстряет процесс учета ОС и делает его максимально простым – Вы заходите в комнату и нажимаете одну клавишу на специальном RFID терминале и все данные о мебели и компьютерах в комнате считываются всего за несколько секунд .Долговечность меток избавляет от необходимости повторной маркировки ОС.
Компания IQSklad представляет уникальное решение по учету Основных Средств компании. Это программно-аппаратный комплекс "RFID Инвентаризация и Учет ОС - КОРПОРАЦИЯ", который включает в себя программную часть, мобильные терминалы сбора данных для идентификации ОС, стационарные RFID считыватели, устанавливаемые на выходах и расходные матриалы для маркировки - этикетки со штрих-кодом или RFID метки!
ПРЕИМУЩЕСТВА СИСТЕМЫ
- Наша система позволяет наладить эффективный АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ управленческий учет;
- Проведение быстрой и точной инвентаризации ТМЦ. Возможность оперативной инвентаризации ОС в любое время и помещении;
- Возможность мгновенной идентификации ОС и всех его атрибутов – ИН, МОЛ, стоимости, изображения, всей истории движения и др.
- Возможность оформления большинства операций по управленческому учету или движению ОС «на месте» при помощи мобильного считывателя RFID;
- Так как ручной ввод инвентарного номера при учете ОС невозможен, контролер более не может фальсифицировать описи, создавая их без фактической проверки наличия ОС. По количеству считанных ОС определяется результативность его работы.
- Контроль вноса / выноса ТМЦ на предприятие при помощи стационарных считывателей RFID на выходах, которые также могут быть интегрированы с системой видеонаблюдения;
- Территориальное закрепление ТМЦ и возможность мгновенной проверки правильности размещения ОС на территории – для контроля создана древовидная структура территорий/зданий/отделов/помещений;
- Появился паспорт каждого помещения по оснащенности ОС.
- Точная идентификация ТМЦ с получением всей необходимой документации на любом этапе управленческого учета.
- Богатая аналитика для планирования затрат на развитие фондов. Например, возможность получать список ОС, распределенных по годам эксплуатации, что позволяет составлять планы на замену старых и закупку новых ОС.
- Автоматизация управленческого документооборота – наличие огромной базы печатных форм приказов, распоряжений и т.д.
- Отсутствие необходимости повторно маркировать ОС за счет неограниченной годности RFID-меток;
- Возможность учета комплектных ОС и их сборки/разборки.
ЭФФЕКТ ОТ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ
Если раньше инвентаризация ОС на основе штрихкода занимала 3 человека / 1 месяц, то теперь время на проведение RFID инвентаризации ОС составляет 1 человек / 1 день (4000 ОС, 168 комнат);
Экспертные показатели временных затрат на учет единицы имущества одним человеком До и После автоматизации
ОПИСАНИЕ АРХИТЕКТУРЫ СИСТЕМЫ
Функционал"RFID Инвентаризация и Учет ОС - КОРПОРАЦИЯ" обладает всеми описанными выше преимуществами, позволяя проводить быструю инвентаризацию ОС, осуществлять ежедневный контроль за ОС, получать визуальное представление места эксплуатации ОС, контролировать внос / вынос ОС, планировать закупки ОС и др.
Состав системы "RFID Инвентаризация и Учет ОС - КОРПОРАЦИЯ" включает центральный сервер баз данных, рабочее место оператора баз данных.
Рабочее место оператора баз данных представляет собой персональный компьютер с соответствующим программным обеспечением, позволяющим осуществлять управленческий учет ОС. При отсутствии базы ОС здесь создаются все необходимые документы на ОС, которые поступают и хранятся на центральном сервере баз данных. При наличии базы ОС их списки транслируются в управленческий учет ОС.
Все документы на ОС поступают через кредл либо в режиме on-line по WiFi на мобильные RFID терминалы, посредством которых осуществляется контроль за ОС на местах и RFID инвентаризация ОС. Так как вся информация о местах хранения ОС заведена в базу данных центрального сервера и мобильного терминала, оператор тут же получает всю информацию, где должно находиться ОС, срок эксплуатации, кто является материально ответственным лицом, когда производилась закупка ОС, каково движение ОС, где оно должно находиться.
Система учета ОС может быть дополнена RFID воротами для контроля вноса / выноса ОС. Такие ворота представляют собой стационарный RFID считыватель с комплексом присоединенных к ним RFID антенн. Данное дополнение четко фиксирует каждую единицу, вносимую / выносимую из помещения, с указанием времени прохода и описанием проносимого объекта, а также записью в БД видеоролика, фиксирующего пронос ОС через проходную. Это в существенной степени повышает эффективность учета ОС, позволяя, в частности, контролировать факты несанкционированного выноса объектов с предприятия.
Система RFID инвентаризации и учета ОС компании обеспечивает создание всего комплекса документации по объекту, делает возможной эффективную идентификацию объектов с получением всех необходимых о них сведений на любом этапе учета ОС, реализует быструю и точную RFID инвентаризацию ОС, позволяет контролировать перемещение ОС внутри системы.